Ventas
Seguimiento de presupuestos
El presupuesto enviado queda en la ficha del cliente. Si pasan unos días sin respuesta, te llega el aviso de llamar o sale el correo de seguimiento que dejaste escrito.
Agencia de automatización de procesos para empresas
Somos una agencia de automatización. Conectamos los programas que ya usa tu empresa para que las tareas de cada semana se hagan solas, como la factura al terminar un trabajo o el recordatorio de una cita. Si una conexión falla, recibimos el aviso y la arreglamos.
- Cuota mensual
- Sin permanencia
- Todo a tu nombre
Lo que tu equipo hace a mano cada semana
Cada tarea parece poca cosa. Juntas se comen tardes enteras, y casi nunca se apuntan en ningún sitio. Ese flujo de trabajo (el workflow de la empresa) es lo primero que miramos.
El lunes alguien pasa a una hoja los pedidos que llegaron por correo el fin de semana.
Los datos de un cliente nuevo se escriben en el programa de facturas, en la agenda y en la hoja de seguimiento.
Los recordatorios de las citas se mandan uno a uno la tarde anterior.
Las facturas de los proveedores llegan en PDF y alguien copia el importe y la fecha en contabilidad.
El presupuesto que mandaste el martes no lo siguió nadie, porque nadie se acordó.
El informe del mes sale de copiar y pegar de tres sitios, y siempre lo hace la misma persona.
Automatización de tareas y procesos: por dónde se empieza
Cada automatización arranca con algo que pasa, sigue unos pasos fijos y termina en un resultado que puedes comprobar. Estos son los que más se repiten en una pyme.
Ventas
Contactos que entran
Lo que llega por la web, el correo o WhatsApp acaba en la misma ficha y con su origen. Quien tiene que contestar recibe el aviso en ese momento.
Administración
Facturas y cobros
Al marcar un trabajo como terminado, la factura se crea en tu programa de facturación con los datos de la ficha y le llega al cliente. Si vence sin pagar, sale el recordatorio.
Agenda
Citas y recordatorios
El cliente reserva, recibe la confirmación y un recordatorio antes de la cita. Si necesita cambiarla, lo hace él sin llamar. Es lo que más piden las clínicas y los restaurantes, y lo contamos en tecnología para clínicas y en tecnología para restaurantes y hoteles.
Equipo
Altas de clientes
Cuando entra un cliente nuevo, se crean su ficha y su carpeta, le sale el contrato para firmar y quien lleva la cuenta recibe el aviso.
Dirección
Informes
Las cifras que hoy sacas de tres programas se juntan solas. Cada lunes te llega el resumen al correo.
Documentos
Gestión documental
Contratos, albaranes y facturas de proveedores se guardan solos en su carpeta, con nombre y fecha. Si llegan en papel o en PDF, un paso de lectura (OCR) saca los datos para que nadie los teclee.
Qué automatizar primero y qué dejar como está
La primera automatización tiene que salir bien y notarse en la semana. Elegirla bien pesa más que la herramienta con la que se haga.
Mejor esperar o no tocarlo
Automatizar estas tareas cuesta más de lo que devuelve, o tapa un problema que sigue ahí.
- Cada persona lo hace a su manera. Conviene ordenarlo antes de automatizarlo.
- Pasa dos veces al año y hacerlo a mano sale más barato.
- Cada caso pide criterio, como negociar un precio o atender una queja.
- Depende de un programa que vas a cambiar dentro de poco.
Conviene automatizar primero
Una tarea que se hace muchas veces y siempre de la misma forma.
- Se repite cada día o cada semana.
- Sus pasos caben en una receta del tipo «si llega esto, haz aquello».
- Los datos ya están en un programa, un correo o un formulario.
- Cuando sale mal, se nota enseguida, como un cliente sin recordatorio o una factura que no llega.
Qué pasa cuando una automatización falla
Algún día fallará. Un programa cambia su forma de conectarse, caduca un acceso o llega un dato que nadie esperaba. Por eso cada automatización guarda registro de lo que hace, y el caso que no se completa se aparta para que lo revise una persona en vez de perderse. Nosotros recibimos el aviso, te contamos qué ha pasado y lo arreglamos. La vigilancia va dentro de la cuota mensual, que no tiene permanencia.
Cómo medimos el tiempo que recuperas
Antes de automatizar nada, apuntamos con tu equipo cuánto se tarda hoy en cada tarea y cuántas veces se hace a la semana. Ese es el punto de partida. Unas semanas después de ponerla en marcha medimos lo mismo y de la misma forma, y te enseñamos la comparación con sus límites. Si en ese tiempo cambió la temporada o el volumen de trabajo, también lo decimos. Por eso no te prometemos un número de horas antes de medir.
Cómo trabajan nuestros consultores la automatización de procesos
Son las mismas fases en todos nuestros proyectos. Así se aplican cuando el trabajo es automatizar.
Auditoría
Sin coste. Recorremos cada tarea con quien la hace, medimos el tiempo que se lleva y te presentamos qué automatizar primero, qué no compensa y la cuota mensual.
El suelo
Antes de conectar nada, cada cliente tiene su ficha y cada aviso su responsable. Un proceso desordenado se equivoca igual cuando lo automatizas, solo que más rápido.
Los cimientos
Los datos viven en un solo sitio y tus programas se conectan a él. Montamos las automatizaciones de una en una, empezando por la que más horas quita, y cada una con su registro.
Mejora continua
Vigilamos que todo siga funcionando y lo arreglamos si algo falla. Cada trimestre revisamos los números contigo y elegimos la siguiente tarea. La cuota es mensual y sin permanencia.
Integración de sistemas: cuando conectar programas no basta
Si lo que quieres automatizar es el marketing, lo hace nuestra agencia de marketing automation. A veces ningún programa hace lo que necesitas, y entonces lo construimos, porque también somos empresa de software. Si todavía no tienes claro qué tarea atacar, la consultoría de empresas ordena antes el negocio.
Software y aplicacionesProgramas hechos para cómo trabaja tu negocio.
ConsultoríaQué cambiar, y qué no, antes de gastar.
Lo que dicen de nosotros
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Los chicos de Globalizame nos hicieron la web para mi empresa, en especial gracias a Mario, un auténtico profesional. Estamos muy contentos con los resultados, recomiendo 100x100
Globalízame me ayudó mucho para conseguir mi página web, acertaron al 100% para obtener lo que realmente quería, quedé muy satisfecha con ellos.
Preguntas frecuentes sobre automatización de procesos
¿Tienes otra duda? Escríbenos y te respondemos.
Escríbenos por WhatsApp¿Qué procesos se pueden automatizar en una empresa?
Los que se repiten igual cada semana y tienen pasos claros, como facturas y cobros, seguimiento de presupuestos, citas, altas de clientes, documentos e informes. En una pyme, la automatización de procesos empresariales casi siempre empieza por administración y ventas.
¿Qué diferencia hay entre automatización e inteligencia artificial?
La automatización mueve datos entre programas, siempre con las mismas reglas. Si lo que necesitas es algo que lea mensajes o conteste a tus clientes, eso lo hacemos como agencia de IA.
¿Hacéis automatizaciones con IA?
Sí, cuando un paso necesita leer algo, como una factura en PDF o un pedido por correo. El resto lo hacen reglas fijas, que salen más baratas y no se equivocan.
¿Tengo que cambiar mis programas?
Casi nunca. Conectamos los que ya usas, y las cuentas quedan a nombre de tu empresa. Si alguno no permite conectarse, lo verás en la auditoría, antes de construir nada.
¿Cuánto tiempo voy a ahorrar?
Depende de cuántas veces se haga la tarea y de cómo se haga hoy. Lo medimos antes y después con el mismo método, y no damos una cifra antes de haber medido.
¿Qué preguntar antes de contratar una empresa de automatización de procesos?
A nombre de quién quedan las cuentas, qué pasa si una automatización falla un sábado, quién la vigila después de la entrega y cómo se medirá el tiempo ahorrado. Si alguna respuesta es vaga, pide que te la concreten por escrito. Vale igual para una consultora, para un especialista por libre o para un equipo de expertos.
¿Hacéis RPA o automatización robótica de procesos?
La RPA imita los clics de una persona en la pantalla y se rompe cuando cambia un botón. Solo la planteamos si un programa no tiene otra forma de conectarse. Siempre que se puede, conectamos los programas directamente, con código o con herramientas no code según lo que convenga.
¿Cuánto cuesta?
Depende de cuántos procesos haya, de cómo estén hoy y de si tus programas tienen una API para conectarse. Es una cuota mensual, y en la auditoría gratuita la recibes por escrito con el plan.
Auditoría gratuita · valorada en 500 €
¿Qué tarea te quitarías de encima primero?
Pide tu auditoría gratuita, que hace de asesoría. Vemos qué tareas se pueden automatizar, por cuál empezar y cuánto cuesta.
- 1Nos cuentasCómo te llegan los clientes, cómo los atendéis y qué se repite cada semana.
- 2AnalizamosTu negocio, tu web y tu sector, con el plan de trabajo y la cuota.
- 3Te lo presentamosEn una segunda reunión, y decides con todo delante.